Formalisering/søknad

Søke om midler

Før du søker om midler til forskningsprosjektet ditt, må du sette deg inn i interne retningslinjer for søknadsprosessen og innhente nødvendige godkjenninger internt. Rutinene vil variere fra foretak til foretak. Disse sidene presenterer primært rutiner gjeldende ved OUS, og er forankret i rutinen Retningslinje for virksomhet (oppgaver) med særskilt finansiering.

Retningslinjen krever at nærmeste leder har godkjent prosjektideen. Du må redegjøre for prosjektets innhold/mål og hva du søker om i finansieringen (fra finansieringskilde), samt hva prosjektet vil koste sykehuset å gjennomføre (egenandel). Totalbudsjettet består av det du søker fra finansieringskilden pluss det sykehuset må dekke.

Beløpsgrenser og fremgangsmåte ved godkjenning av søknader i OUS

Totalbudsjett opptil 3 MNOK: Godkjenning av avdelingsleder (nivå N3).
Totalbudsjett fra 3 til 15 MNOK: Godkjenning både av avdelingsleder og klinikkleder/forskningsleder.
Totalbudsjett fra 15 til 50 MNOK: Godkjenning av avdelingsleder, klinikkleder/forskningsleder og forskningsdirektør.
Søknader med totalbudsjett over 50 MNOK må i tillegg godkjennes av administrerende direktør.

Administrativt ansvarlig ved OUS

Ved OUS skal alle søknader om midler fra EU og andre internasjonale kilder også godkjennes av administrativt ansvarlig eller prosjektadministrator. De fleste finansieringskilder etterspør også navn på, og/eller om søknad er godkjent av, administrativt ansvarlig. Her forutsetter administrativt ansvarlig ved OUS ved en slik godkjenning at søker har innhentet godkjenninger fra sine ledere i henhold til beløpsgrensene for godkjenning (se overfor). 

Administrerende direktør ved OUS har et institusjonelt ansvar for oppfølgingen av søknader, og for at kontrakter om forskningsmidler inngås i samsvar med interne krav og retningslinjer. Rollen er delegert fra adm.dir. til administrativt ansvarlig:

Administrativt ansvarlig/Prosjektadministrator/Project Administrator/Authorized Representative

Peder Heyerdahl Utne
Head of department
Administrative Research Support
Research Support Unit - Oslo Hospital Service
Oslo University Hospital
E-mail: grants@ous-hf.no
Phone: + 47 23 02 60 63
Date of Birth: 22.03.1969

Administrative data Oslo universitetssykehus HF (OUS) / Oslo University Hospital (OUH)
Organisation number 993 467 049
Participant  Identification Code (PIC, for EU proposals) 99 11 04 000
Federal Entity Identification Number (EIN) (for NiH proposals)  98-1206495
Federalwide Assurance (FWA)(for NiH proposals) 00 00 65 96
DUNS nummer (for NiH proposals) 671 185 591

Tilslag på søknad om forskningsmidler

Det er ulikt hvordan finansieringskilder gir tilbakemelding på tilslag eller finansiering av forskningsprosjekter. Hovedreglene er at finansieringskilden melder tilbake til søker/prosjektleder og administrativt ansvarlig ved institusjonen, men det er viktig å huske at man som prosjektleder selv står ansvarlig for å følge opp sin bevilgning og formaliseringen av denne internt i egen institusjon.

Når du har mottatt tilsagnsbrev og/eller kontrakt fra finansieringskilder er det ved OUS kun administrativt ansvarlig som har fullmakt til å underskrive og akseptere bevilgning. Dette skjer i samråd med søker/prosjektleder og linjeleder (avdelingsleder) der søker/prosjektleder har sin ansettelse og hvor prosjektet skal gjennomføres.

Skal prosjektet gjennomføres med samarbeidspartnere fra andre institusjoner må det inngås samarbeidsavtaler. Noen finansieringskilder krever dette forelagt på forhånd før kontrakt/tilsagnsbrev kan inngås mellom finansieringskilde og prosjektansvarlig institusjon. Alle samarbeidsavtaler skal kvalitetssikres av team for ekstern finansiering i OUS forskningsstøtte.

Hvordan få opprettet internt prosjektnummer ved OUS?

Dette gjøres i register for ekstern finansierte prosjekter - EFP-register i Medinsight. Klikk her for å laste ned veiledning (PDF). For å sette i gang prosessen tar man kontakt med økonomileder/rådgiver i klinikken.

Forskningsstøtte, ved team for ekstern finansiering, vil følge opp og ta initiativ til oppstartsmøte ved tilslag på midler fra EU eller andre internasjonale finansieringskilder.