Gjennomføring
Hvordan belaste kostnader og holde kontroll på økonomien i prosjektet?
Når kostnader skal belastes prosjektet må prosjektets kontostreng benyttes. Den består av et kostnadssted, en kilde og et prosjektnummer.
Ved ansettelser av medarbeidere på prosjekt skal klinikkens HR-prosedyrer følges, og prosjektets kontostreng benyttes.
Alle andre direkte driftskostnader som skal belastes prosjektet må regnskapsføres med prosjektets kostnadssted, kilde og prosjektnummer. I fakturahåndteringssystemet Basware er det egne poster for prosjektnummer og kilde en kan fylle ut slik at fakturaen belastes prosjektet.
Når reiseregninger eller refusjonsbilag skal belastes prosjektet gjennom personalportalen er det viktig å overstyre kontostrengen dersom den som leverer reiseregningen eller refusjonsbilaget ikke er ansatt direkte på prosjektet.
LIS OUS er tilgjengelig via OUS intranett og kan brukes til å hente ut rapport på ditt eget prosjekt for å holde styr på økonomien, hva som er kommet av inntekter (bevilgning) og hva som er ført av kostnader på prosjektet. Er det noe som ikke stemmer, tar man kontakt med tilgjengelig støttepersonell i avdelingen eller økonomileder/rådgiver i klinikken for hjelp.
Rapportering til finansieringskilde
Prosjektleder er ansvarlig for at fristen for den vitenskapelige og økonomiske rapporteringen blir overholdt. Følgende retningslinjer gjelder for økonomisk rapportering (inkl. sluttrapportering) til eksterne finansieringskilder:
- Økonomisk rapportering EU skal gjøres av Forskningsstøtte ved team for ekstern finansiering
- Økonomisk rapportering til programmet for klinisk behandlingsforskning (KLINBEFORSK) skal kvalitetssikres av team for ekstern finansiering
- Økonomisk rapportering til Forskningsrådet skal kvalitetssikres av team for ekstern finansiering
- Økonomisk rapportering til øvrige finansieringskilder kan godkjennes i linjen, dvs av avdelingsleder og økonomileder i klinikk. Forskningsstøtte og /eller økonomileder/rådgiver kan kontaktes for hjelp til den økonomiske rapporteringen.