Arkivering
Arkivering av papirdokumentasjon ved studiens slutt bør i størst mulig grad unngås - all studiedokumentasjon kan lagres elektronisk, se SOP Avslutning og arkivering av kliniske legemiddelutprøvinger og SOP Study Files. Det anbefales å opprette en arkiveringslogg der dato for når dokumenter er sendt til arkivering og planlagt dato for makulering/sletting registreres.
OUS har avtale med Iron Mountain om lagring av papirdokumenter. Det er Pasientarkiv som håndterer registrering av esker og transport til lager.
For å bestille og sende studiedokumenter til lager skal følgende prosedyre følges:
- Arkivesker bestilles ved å sende en e-post til Pasientarkiv: aenge@ous-hf/monafu@ous-hf.no.
- Dokumentene fjernes fra permer og plastomslag og legges i eskene.
- Etikett med opplysninger om studiens navn, ansvarlig utprøver, dato for lagring og makulering fylles ut i to eksemplarer. Ett beholdes i avdelingen, ett legges i eskene sammen med dokumentene. Eskene merkes med kontaktperson Anne Marie Enge, tlf. 23075739
- Opphenting og transport bestilles fra transportavdelingen (lenke til OUS intranett) ved det enkelte studiested. Tiden det tar fra bestilling til opphenting av esker er avhengig av kapasitet og kan derfor variere noe.
- Pasientarkiv registrerer esker, setter på strekkode fra Iron Mountain og sørger for transport til lager.
- Ved behov for opphenting av esker kontakter studiestedet Pasientarkiv som ber Iron Mountain komme med eskene.